1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest [Nazwa firmy], [adres siedziby], NIP […] (dalej: „ERPema”, „my”).
W sprawach danych osobowych piszesz na [kontakt@erpema.pl] albo listownie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych — przy naszej skali nie jest to wymagane.
2. Kogo dotyczy i w jakiej roli jesteśmy
Jesteśmy administratorem danych:
- osób odwiedzających stronę erpema.pl;
- osób, które zgłaszają się do bety albo piszą do nas;
- osób reprezentujących firmy, które korzystają z ERPema, i ich osób kontaktowych;
- Użytkowników aplikacji — w zakresie ich kont (logowanie, bezpieczeństwo, wsparcie).
Dane, które firma wprowadza do aplikacji o swoich klientach, dostawcach i pracownikach (np. osoby kontaktowe klientów, adresy dostaw, czas pracy osób na hali), przetwarzamy jako podmiot przetwarzający w imieniu tej firmy, na podstawie umowy powierzenia (załącznik do regulaminu). Administratorem tych danych jest firma — to do niej kierujesz sprawy dotyczące takich danych; my jej w tym pomagamy.
3. Jakie dane, po co, na jakiej podstawie i jak długo
Przetwarzamy tylko dane potrzebne do celu z tabeli i przechowujemy je nie dłużej, niż podano.
| Sytuacja | Dane | Cel | Podstawa (RODO) | Jak długo |
|---|---|---|---|---|
| Zgłoszenie do bety (formularz) | imię i nazwisko, e-mail służbowy, firma, branża, treść wiadomości | kontakt w sprawie bety, przygotowanie Systemu dla firmy | art. 6 ust. 1 lit. b (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) i lit. f (kontakt z firmą, którą reprezentujesz) | do zakończenia bety, najdłużej 12 miesięcy od zgłoszenia, albo do Twojego sprzeciwu |
| Korespondencja (e-mail, telefon) | dane z wiadomości, numer telefonu | odpowiedź, obsługa sprawy | art. 6 ust. 1 lit. f | do załatwienia sprawy, potem do 3 lat (ochrona przed roszczeniami) |
| Umowa z firmą (beta, abonament) | imię i nazwisko, stanowisko, e-mail, telefon osób reprezentujących i kontaktowych; dla jednoosobowej działalności także NIP i adres | zawarcie i wykonanie umowy, wsparcie | art. 6 ust. 1 lit. b (gdy jesteś stroną) albo lit. f (gdy reprezentujesz firmę) | przez czas umowy, potem do przedawnienia roszczeń (zwykle 3 lata) |
| Konto Użytkownika w aplikacji | imię i nazwisko, e-mail, rola, skrót hasła, dane logowania dwuetapowego, adres IP i czas logowań | logowanie, bezpieczeństwo kont, wsparcie | art. 6 ust. 1 lit. f (bezpieczne świadczenie usługi dla firmy, w której pracujesz) | przez czas istnienia konta; zapisy logowań do 90 dni |
| Rozliczenia (po starcie sprzedaży) | dane z faktur | wystawienie faktur, księgowość, podatki | art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązek prawny) | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Wizyta na stronie | adres IP, przeglądarka, czas wizyty (logi serwera) | bezpieczeństwo i działanie strony | art. 6 ust. 1 lit. f | do 30 dni |
| Roszczenia | dane z powyższych sytuacji, potrzebne w sporze | ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych śledzących odwiedzających. Jeśli to się zmieni, uzupełnimy tę politykę przed włączeniem takiego narzędzia.
4. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy danych. Przekazujemy je tylko dostawcom, bez których usługa nie działa, na podstawie umów powierzenia:
| Dostawca | Do czego | Gdzie są dane |
|---|---|---|
| Supabase Inc. | baza danych, pliki, logowanie | UE — Frankfurt |
| Vercel Inc. | hosting strony i aplikacji | UE — Frankfurt |
| [dostawca poczty firmowej] | skrzynka [kontakt@erpema.pl] | [do uzupełnienia] |
| [biuro rachunkowe] | księgowość (po starcie sprzedaży) | Polska |
| inFakt sp. z o.o. | wystawianie naszych faktur za abonament (po starcie sprzedaży) | Polska |
Dane mogą też otrzymać organy publiczne, gdy wymaga tego prawo.
Poza Europejski Obszar Gospodarczy. Dane przechowujemy w UE. Supabase i Vercel to spółki z USA — jeżeli ich personel uzyskuje dostęp z USA (np. przy wsparciu technicznym), odbywa się to na podstawie standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej albo EU-US Data Privacy Framework. Kopię zabezpieczeń udostępnimy na żądanie.
5. Pliki cookies i pamięć przeglądarki
Używamy wyłącznie mechanizmów niezbędnych do działania strony i aplikacji, dlatego nie prosimy o zgodę na cookies (art. 399 ust. 2 Prawa komunikacji elektronicznej):
| Nazwa | Rodzaj | Po co | Jak długo |
|---|---|---|---|
| sb-…-auth-token | cookie | utrzymanie zalogowania w aplikacji | do wylogowania albo wygaśnięcia sesji |
| motyw | pamięć przeglądarki (localStorage) | zapamiętanie jasnego albo ciemnego wyglądu | do usunięcia w przeglądarce |
Nie stosujemy cookies analitycznych, reklamowych ani pochodzących od portali społecznościowych. Cookies możesz usunąć albo zablokować w ustawieniach przeglądarki — bez cookie logowania aplikacja nie zadziała.
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania danych nieprawidłowych;
- usunięcia danych, gdy nie są już potrzebne albo przetwarzamy je bezprawnie;
- ograniczenia przetwarzania;
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy, w formacie nadającym się do odczytu maszynowego;
- sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f) — wtedy przestajemy, chyba że wykażemy ważne podstawy albo potrzebujemy danych do obrony roszczeń;
- skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uważasz, że naruszamy przepisy.
Żądanie wyślij na [kontakt@erpema.pl]. Odpowiadamy w ciągu miesiąca; możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Sprawy dotyczące danych wprowadzonych przez firmę-klienta do aplikacji (sekcja 2) przekażemy tej firmie i pomożemy jej je załatwić.
7. Dobrowolność, profilowanie i bezpieczeństwo
Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail nie odpowiemy na zgłoszenie do bety, a bez danych konta nie da się korzystać z aplikacji.
Nie podejmujemy decyzji wyłącznie automatycznie (w tym nie profilujemy) w sposób wywołujący wobec Ciebie skutki prawne.
Chronimy dane m.in. przez: szyfrowane połączenia (HTTPS), oddzielenie danych każdej firmy na poziomie bazy (sprawdzane testami przy każdej zmianie), role i uprawnienia Użytkowników, logowanie dwuetapowe, szyfrowanie kluczy integracji, rejestr zmian i codzienne kopie zapasowe w UE.
8. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieni się sposób przetwarzania danych (np. nowy dostawca albo narzędzie). Aktualna wersja jest zawsze na [erpema.pl/prywatnosc]; o istotnych zmianach firmy korzystające z ERPema informujemy e-mailem.
Polityka obowiązuje od [data].